Como emitir nota fiscal de serviço no Simples Nacional com certificado A1

Emitir nota fiscal de serviço eletrônica no Simples Nacional é uma rotina obrigatória para milhares de microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) prestadoras de serviços em todo o Brasil. Com a expansão do Padrão Nacional da NFS-e e a integração gradativa dos municípios, o procedimento passou a seguir um leiaute unificado gerido pela Receita Federal e pelo Comitê Gestor da NFS-e.

Para emitir sem complicações, evitar erros de retenção indevida de ISS e garantir que o cálculo do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS) ocorra de forma automática, confira o passo a passo completo a seguir.

1. O que você precisa antes de emitir a NFS-e

Antes de gerar a primeira nota fiscal no padrão unificado, certifique-se de reunir os seguintes requisitos:

• Inscrição Municipal ativa: A empresa deve estar regular perante a Secretaria de Finanças ou Fazenda do município onde está sediada. Veja o guia sobre inscrição municipal para emissão de NFS-e.
• Certificado Digital e-CNPJ A1: Obrigatório para emissão automatizada via ERP ou sistema de faturamento integrado por API. Conheça as vantagens do certificado e-CNPJ A1.
• Classificação do Serviço (Código de Tributação Nacional / NBS): Cada serviço prestado possui um código correspondente na tabela da Nomenclatura Brasileira de Serviços e na Lei Complementar 116. Detalhamos essa classificação no guia de códigos de tributação e NBS na NFS-e.

2. Passo a passo para emissão no Emissor Nacional

Passo 1: Acesso ao Portal de Gestão da NFS-e

Acesse o portal oficial do Emissor Nacional (gov.br/nfse). Escolha a opção de acesso com Certificado Digital ou conta gov.br vinculada ao CNPJ da empresa. O acesso com certificado A1 é mais ágil, pois dispensa autenticações secundárias por SMS ou aplicativo.

Passo 2: Preenchimento dos dados do Tomador do Serviço

Informe o CPF ou CNPJ do cliente. Se o tomador for do Brasil, o sistema busca os dados cadastrais diretamente na base da Receita Federal. Informe o e-mail do tomador para que ele receba automaticamente o espelho da NFS-e e o arquivo XML assim que a nota for autorizada.

Passo 3: Identificação do Local e Natureza da Operação

Indique o município onde o serviço foi efetivamente prestado. Na maioria das atividades, o ISSQN é devido no local do estabelecimento prestador, mas há exceções previstas na lei (como serviços de construção civil, vigilância e limpeza, onde o imposto é devido no local da execução da obra ou serviço).

Passo 4: Seleção do Regime Especial de Tributação (Simples Nacional)

Este é o ponto mais importante para optantes do Simples: selecione a opção "Microempresa ou Empresa de Pequeno Porte (ME/EPP) - Simples Nacional".

Ao marcar essa opção, informe se a operação está sujeita à Retenção de ISS na Fonte ou se o ISS será recolhido dentro da alíquota unificada do DAS mensal. Para a grande maioria das prestações comuns, não há retenção na fonte. Entenda mais no artigo sobre como funciona o ISS retido na fonte.

Passo 5: Descrição do Serviço e Valores

Descreva detalhadamente as atividades executadas, número de contrato ou medição, e preencha o valor bruto da prestação. Se houver descontos incondicionados, informe nos campos próprios. O sistema fará a prévia do cálculo.

Passo 6: Assinatura e Transmissão

Revise todos os campos da prévia. Estando tudo correto, clique em Emitir NFS-e. A nota será assinada digitalmente com seu certificado digital, transmitida e autorizada em questão de segundos, gerando o número da NFS-e, a chave de acesso de 50 dígitos e o QR Code de autenticação.

3. Erros comuns de empresas do Simples e como evitar

• Marcar retenção de ISS por engano: Se você marcar que o ISS foi retido pelo tomador quando não houve retenção real, o valor não constará no DAS do Simples e o tomador será cobrado pela prefeitura. Caso isso ocorra, é necessário realizar a substituição da nota — veja nosso artigo sobre como cancelar ou substituir NFS-e e o artigo sobre carta de correção e substituição no portal nacional.
• Deixar de guardar o arquivo XML: O documento fiscal válido perante o Fisco é o XML, e não a impressão em PDF. Mantenha os arquivos organizados pelo prazo decadencial de cinco anos. Saiba mais no guia sobre como guardar o XML da NFS-e.

Emissão manual vs integração via sistema

Empresas do Simples Nacional que emitem poucas notas por mês podem utilizar o emissor web gratuito. No entanto, à medida que o volume de clientes cresce, a digitação manual torna-se lenta e sujeita a erros operacionais. Com a integração via API utilizando o certificado digital e-CNPJ A1, seu software de gestão financeira emite, assina e envia a nota ao cliente com apenas um clique.