Certificado digital para licitação: quando é exigido

Vender para o governo passa por sistemas eletrônicos, e sistema eletrônico de compra pública trabalha com assinatura digital. Quem quer participar de licitação precisa entender onde o certificado entra — e onde ele não é exigido.

Onde o certificado é exigido

• Assinatura do contrato. Contrato administrativo assinado eletronicamente exige assinatura com validade jurídica.
• Envio de documentos assinados durante o processo.
• Sistemas de nota fiscal eletrônica, na hora de faturar o que foi vendido.
• Alguns portais próprios de estados e municípios, que têm regras próprias de credenciamento.

Onde ele costuma não ser exigido

O cadastro inicial e a participação na disputa em vários portais funcionam com login e senha. É por isso que muita empresa participa de pregão sem nunca ter comprado certificado — e descobre a exigência no momento de assinar o contrato, que é o pior momento.

e-CNPJ, sempre

Quem se vincula é a empresa, e quem responde é o representante legal. O e-CPF do sócio assina como pessoa física — o que não é a mesma coisa e pode ser recusado.

Se o processo vai ser conduzido por um preposto, o caminho é procuração — não emprestar o certificado da empresa.

A1 ou A3 para quem participa de licitação

A1, pelo mesmo motivo de sempre e por um a mais: sessão de pregão tem hora marcada. Depender de um token conectado a uma máquina específica, com a pessoa certa presente, é criar um ponto de falha em cima de um prazo que não se remarca.

Com o A1 instalado em mais de uma máquina, a sessão não para porque um computador travou.

O que conferir antes de disputar

1. Validade do certificado. Vencer no meio de um processo é problema grande — e certificado vencido não assina retroativamente.
2. Regularidade fiscal. As certidões são condição de habilitação, e são emitidas no e-CAC, que pede certificado ou procuração.
3. Quem no cadastro do portal está autorizado a assinar. Divergência entre o cadastro e o certificado trava na hora errada.
4. Se a empresa consegue emitir nota no município onde vai prestar. Vender e não conseguir faturar é o desfecho pior.

O erro de deixar para depois

O certificado A1 emitido por videoconferência fica pronto no mesmo dia. Isso cria a impressão de que dá para resolver na hora — e cria, desde que o cadastro da empresa esteja em ordem.

Quando não está — QSA desatualizado, situação cadastral irregular, contrato social alterado sem atualizar o CNPJ — a validação é recusada, e aí não são horas: são dias. Vale conferir o cadastro antes de o edital sair, não depois.